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Existe um arquivo ideal?

Hoje vou comentar a respeito da estrutura de um arquivo. Existem inúmeras formas de se organizar um arquivo, de se arranjar os documentos e de classificar o seu conteúdo. Mas fica a pergunta: existe um arquivo ideal? A resposta: depende. Por mais relativa que seja, é a melhor resposta ao problema posto. Isso porque haverá uma solução para cada demanda, de acordo com as necessidades, os recursos disponíveis – desde materiais até o capital intelectual – o ramo e os objetivos da empresa; apenas para apontar alguns dos fatores importantes para a análise do acervo.

É importante frisar que as ferramentas a serem utilizadas no processo dependerão do quanto a empresa está disposta a gastar, porém o arquivista deve observar o que já está à disposição no almoxarifado para aproveitar, reciclar e até mesmo dar nova funcionalidade aos materiais ociosos. A gestão de documentos deve pautar-se pela eficácia, primando pela qualidade do trabalho e alcance de metas; também deve procurar ser eficiente, ou seja, utilizar os recursos de forma racional, econômica e sustentável. Logo, um trabalho eficaz e eficiente irá resultar na satisfação do cliente, atingindo plenamente a efetividade. Tais conceitos são independentes e não garantem, por si sós, o resultado positivo; pode-se economizar muito, mas ter um acervo desorganizado. Tentar equilibrar esses três aspectos é uma tarefa desafiadora, mas gratificante quando vemos o seu resultado.

Além disso, é preciso levar em conta a estrutura da empresa. Conhecer a sua história, os ramos de negócios, o perfil da presidência e dos funcionários, sua organização, dentre outros, ajudam a compreender quais são os objetivos da corporação e onde ela quer chegar. Afinal, o arquivo é o reflexo de sua produção, de suas interações internas e externas e traz consigo o retrato de seu passado com possibilidades futuras. Por exemplo, um alvará é o documento emanado por um ente público que autoriza o seu funcionamento; ele pode ter um prazo de validade e precisar ser renovado ou mesmo ser requisitado em uma fiscalização. Ou seja, é imprescindível obtê-lo num dado momento e também mantê-lo para fins de prova. E, a longo prazo, será o testemunho de um momento histórico, tanto da entidade quanto do órgão emissor.

Portanto, é a partir de uma estrutura que fazemos as conexões necessárias para montar outra. Mais do que amontoar ou jogar papéis em pastas, o gerenciamento de arquivos passa por todo um processo de conhecimento. Perguntar quem produz, como, quando, para quê é só uma das etapas. Olhar o arquivo é não somente conhecer o que ocorreu ontem; é apreender os caminhos que levaram até o presente e, ao mesmo tempo, tentar visualizar as necessidades de amanhã. Não é apenas colocar pastas em ordem alfaarmario_arquivoarmario_arquivoarmario_arquivobética; é trabalhar para que uma história possa ser contada sem lacunas. Não é incomum a empresa perder funcionários que testemunharam certos acontecimentos; somente o documento poderá reconstruir os fatos. Se há negligência ou a falta de técnica para conservá-los e um controle de sua localização, poderá haver prejuízo tanto material quanto informacional.

É isso!